مصادر ومراجع متعددة

الفصول الافتراضية واللقاءات التعليمية المباشرة

الإذاعة الإلكترونية والمحاضرات الصوتية

نظام إدارة التعلم LMS

الأقراص التفاعلية المرافقة للكتاب

المهام والمسؤوليات التي يقوم بها موظفو القسم

مهام رئيس قسم التسجيل

اعداد الخطة والموازنة السنوية للقسم ومتابعة تنفيذها.

الإشراف على نظام القبول والتسجيل وضبط سياسات الجامعة والتعليم العالي في النظام.

مراقبة تطبيق سياسات الجامعة والتعليم العالي في المكاتب الخارجية والمراكز الداخلية.

متابعة أعمال موظفي القسم والإشراف عليها وتصحيح أي اختلالات فيها.

متابعة موظفي التسجيل والتخريج والإرشيف في المكاتب الخارجية والمراكز الداخلية لإنجاز أعمال القسم.

الترتيب والمتابعة لأعمال استقبال وتسجيل الطلبة الجدد.

إدخال الخطط الدراسية في البرنامج.

متابعة وحدات القبول والتسجيل في المكاتب والمراكز لتنفيذ خطة القسم.

تقديم المقترحات والدراسات اللازمة لتطوير العمل.

العمل على تطوير القسم وزيادة نسبة الدقة والسرعة فيه.

المشاركة في تدريب الموظفين ومتابعة أدائهم والرفع بالمحلوظات الهادفة إلى تطوير قدراتهم.

الرفع باحتياجات القسم ومتابعة توفيرها.

متابعة صيانة أجهزة وبرامج القسم الإلكترونية.

متابعة تطوير وحل مشاكل برنامج القبول والتسجيل.

اعداد الاحصائيات المطلوبة من قبل الكلية والجهات ذات العلاقة.

حضور الاجتماعات ذات الصلة بأعمال القسم.

الرد على رسائل المكاتب والمراكز.

الرد على استفسارات الدارسين وأولياء الأمور.

إبداء الرأي في الموضوعات المحالة إليه وفقاً للوائح والأنظمة المعتمدة في الجامعة.

اعداد التقارير الدورية فيما يتعلق بأعمال القسم، وأي تقارير أُخرى تُطلب من الجهات ذات العلاقة.

التوقيع على الوثائق والإفادات.

مهام المسجل

المشاركة في إعداد الخطة والموازنة السنوية للقسم وتنفيذها.

تثبيت الطلبة المستجدين ومراجعة إدخال البيانات من المكاتب.

مراجعة أوضاع الدارسين الأكاديمية وحل الإشكالات.

إصدار البطائق الجامعية.

استقبال المقاصات الخاصة بالكلية ومتابعتها لدى العمادة.

إدخال وتثبيت وتعديل علامات الدارسين.

ترفيع التخرج للدارسين المستحقين.

أرشفة نتائج الطلاب.

ترفيع المستويات .

إعداد الكشوفات والاحصائيات اللازمة ورفعها للجهة المباشرة .

تسجيل مواد طلاب الفصول.

طباعة كشوفات التوقيعات وإرسالها للمكاتب.

مراجعة أوضاع المتوقع تخرجهم.

رفع التقارير الدورية والطارئة.

إصدار الإفادات المطلوبة للجهات ذات العلاقة.

إصدار كشوفات الدرجات للدارسين ومتابعة تصديقها من الجامعة والتعليم العالي.

إصدار شهادات القيد ومتابعة تصديقها من الجامعة والتعليم العالي.

متابعة إرسال الوثائق المصدقة للمكاتب الخارجية والمراكز الداخلية.

تنفيذ عمليات الإنقطاع الآلي.

تنفيذ إجراءات الإنسحاب.

التوقيع على الوثائق.

تسجيل  طلاب الماجستير في الكلية  ومعاملاتهم:

استقبال ملفات الطلاب المسجلين في الماجستير.

ادخال بينات الطلاب وسحب وثائقهم الكتروني وعمل لهم حسابات على البوابة الالكترونية.

الموافقة على مقاصات الطلاب النهائية بعد عملها من القسم العلمي وموافقة الطالب عليها.

ارشفة ملفات الطلاب.

التواصل مع الطلاب.

الرد على استفسارات الطلاب والمكاتب بخصوص الدراسات العليا.

ارشفة كل ما يتعلق بالتسجيل في الدراسات العليا.

متابعة مشاكل طلاب الماجستير التقنية مع المبرمجين في الكلية.

القيام بما يكلف به من قبل مسئوله المباشر.

مهام مختص شئون الخريجين

تحديد المتطلبات اللازمة لعملية التخريج ومتابعة توفيرها.

متابعة المكاتب الخارجية والمراكز الداخلية لمراجعة ملفات وبيانات الدارسين  المتوقع تخرجهم.

متابعة فتح التقويم الجامعي لفصل التخرج من قبل المبرمجين و رئيس القسم من القيام بعميلة الفحص الدوري لمعرفة المتوقع تخرجهم .

القيام بعملية فحص الخريجين و استخراج كشف بالمتوقع تخرجهم بشكل شبه يومي للتأكد من قيام المكاتب و مختص الإرشيف في المركز الرئيسي بالمراجعة  و نسبة الإنجاز .

مراجعة كشف المتوقع تخرجهم لحصر الملاحظات المختلفة على الدارسين المستحقين للتخريج.

متابعة الجهات المعنية عبر التلفون و الخطابات الرسمية  لمعالجة الملاحظات الواردة وفقاً للفقرة السابقة  [الأرشيف ، المسجلين ، رئيس القسم ]  مثل : فحص الملف ، فحص البيانات ، فجوات الفصول ، ... الخ .

متابعة المسجلين للقيام بعملية مراجعة الأوضاع الأكاديمية للمتوقع تخرجهم.

متابعة المكاتب والمراكز لتجهيز أوليات التخرج و إرسالها.

التأكد النهائي من معالجة كافة الملاحظات الواردة على الدارسين في كشف الدارسين المتوقع تخرجهم.

حصر الدارسين الذين لم يتم مراجعة بياناتهم و ملفاتهم  والذين سيتم استثنائهم من التخريج، والرفع بهم.

القيام بعملية التخريج في النظام.

إصدار كشف جلسة التخرج للدفعة ومتابعة التوقيعات عليه وتسليم نسخة للتصديقات.

أرشفة كشوفات جلسات التخرج.

طباعة الوثائق[عربي+ إنجليزي+ كرتونية] المطلوبة لكافة الدارسين بحسب كشف جلسة التخرج.

استكمال التوقيعات على جميع الوثائق لدى كافة الجهات المعنية [ مختص شئون الخريجين ، رئيس القسم ، مسجل الكلية ، عميد الكلية ،  المسجل العام ، رئيس الجامعة ] .

تلصيق الصور في الوثائق و السجلات و التأكد من جودة القص للصور  و مطابقة الصورة للدارس.

تختيم وثيقة التخرج أو الشهادة الكرتونية لجميع الدارسين بختم الجامعة لدى قسم التصديقات.

 مسحها الوثائق كاملة اسكانر و إرسال نسخة إلكترونية للمكاتب قبل إرسالها للتعليم العالي.

فرز  الوثائق وترتيبها.

التأكد من الختومات اللازمة الداخلية و الخارجية على الأوليات.

المزاوجة بين كافة الوثائق و الأوليات لكل دارس.

الفحص و المراجعة النهائية لسلامة و دقة كافة المراحل السابقة.

إعداد الكشف النهائي بالوثائق الجاهزة للترحيل إلى التصديقات.

تسليم الوثائق الجاهزة للتصديقات و أخذ إستلام بها.

تقييد كافة الوثائق المسلمة للتصديقات و أرشفة ذلك إلكترونيا و ورقياً.

متابعة المكاتب في نواقص الخريجين.

حصر كافة الوثائق المتبقية و النواقص لكل وثيقة.

مراسلة المكاتب بكافة نواقص الخريجين السابقة و الجديدة بخطابات رسمية.

أرشفة خطابات متابعة المكاتب.

متابعة قسم التصديقات في إستكمال تصديق وثائق الخريجين المسلمة لهم.

حصر الوثائق المتأخرة و المتعثرة لدى قسم التصديقات و التعليم العالي ورفع كشف بها إلى رئيس القسم و الجهات المعنية لاتخاذ ما يلزم .

متابعة إستلام الوثائق الجاهزة و المرجوعة من التصديقات أولاً بأول مع تقييد كل حالة و أرشفة ذلك إلكترونيا و ورقياً وفقاً لآلية الأرشفة المتبعة.

إعداد كشف بالوثائق الجاهزة لمكاتب الخارج وإرسالها للتعميد في الخارجية.

إعداد كشف بالوثائق الجاهزة لكل مكتب على  حدة  و كشف أخر بالوثائق المرجوعة.

تسليم الوثائق الجاهزة وفقاً للكشف المعد إلى مختص المراسلات لإرسالها إلى المكاتب و أخذ إستلام منه بذلك و متابعته في إرسالها وتابعة وصولها للمكاتب والمراكز.

بالنسبة للوثائق المرجوعة يتم النظر في أسباب إرجاعها و معالجة الوثائق  التي يمكن معالجتها من قبل مختص الخريجين أو قسم التسجيل أو العمادة  و إعادتها للتصديقات مرة أخرى.

بالنسبة للوثائق المرجوعة  التي تتطلب المعالجة من قبل المكاتب أو الدارسين أنفسهم يتم إعداد كشف، و مخاطبة المكاتب بذلك.

في حالة تأخر المكتب عن توفير النواقص و المتطلبات و عدم القيام بالاجراءات اللازمة لمعالجة أسباب إرجاع الوثائق يتم تسليم الوثائق المرجوعة  وفقاً للكشف المعد سابقا إلى مختص المراسلات لإرسالها إلى المكاتب و أخذ إستلام منه بذلك و متابعته في إرسالها.

أرشفة الإستلامات في المكان المحدد و وفقاً لآلية الأرشفة المتبعة.

إنجاز معاملات الخريجين الفردية، و الذين يرغبون في استلام وثائق تخرجهم من المركز الرئيسي و يتم تسليمها لهم بحسب الأنظمة و اللوائح المنظمة لذلك.

طلب طباعة وثائق جديدة للخريجين القدامى وبدل مفقود بعد التأكد من كامل الإجراءات السابقة للطباعة.

تجهيز طبق الأصل للخريجين والمكاتب، حسب الإجراءات التالية:

تصوير الوثائق .

تخيتم الوثائق بالختومات اللازمة  .

التوقيع عليها من قبل المختص و مدير القسم  .

التأكد من سداد الرسوم في حال سلمت للطالب مباشرة

تأكيد صحة وثائق تخرج للجهات المختلفة بحسب الطلبات التي تصل إلينا .

الرد على الاستفسارات من قبل الدارسين.

 متابعة المبرمجين لإجراء التعديلات في بيانات الخريجين المطلوبة من قبل الخريجين .

إستلام معاملات الفروع في يتعلق بالخريجين و مساعدتهم في حلها و متابعة المبرمجين في ذلك.

الرد على إستفسارات و خطابات المكاتب فيما يتعلق بالخريجين.

الرد على استفسارات العمادة و إدارة الجامعة بشكل عام فيما يتعلق بالخريجين.

إصدار الوثائق نيابة عن المراكز في الحالات التي يتم إرسالها من المراكز.

القيام بأي عمل يكلفه به المسئول المباشر .

مهام مختص الأرشيف

استلام ملفات الطلبة والتأكد من صحة الوثائق واكتمالها.

إعداد ملفات الطلاب بعد فحصها استيفائها لكامل البيانات المطلوبة  في النظام.

حفظ الملفات في مكان آمن والحفاظ عليها في دواليب مغلقة تحت مسؤوليته المباشرة.

إدخال البيانات في النظام والتأكد من صحتهاوسلامتها.

سحب الوثائق سكانر والأرشفة الإلكترونية لوثائق الطلبة.

تصنيف الملفات بحسب الأسس المتعارف عليها كما وردت في النظام.

حفظ البيانات في البرنامج وتحديثها كلما دعت الحاجة إلى ذلك.

إصدار الإفادات المطلوبة منه بحسب النظام.

إعداد الإحصائيات والتقارير المطلوبة .

تحديث الملفات الخاصة الطلاب في ملفاتهم أولاً بأول.

استخراج أوليات المتوقع تخرجهم وتصويرها والتختيم عليها، من أجل التصديق عليها في التعليم العالي.

مراجعة ملفات الدارسين في المراكز الداخلية إذا دعت الحاجة للمراجعة مركزياً.

القيام بأي عمل يكلفه به المسئول المباشر .

   للتواصل

الاسم الوظيفة الرقم الداخلي إيميل القسم
عبدالواحد علي أحمد الحداء رئيس قسم التسجيل 6126 ol.reg@ust.edu
هاني عبدالجليل القباطي مسجل 6118  
ياسين قاسم غالب مختص شئون الخريجين 6126  
عبدالقوي المحمودي مختص الأرشيف 9117  

 

 

    

  

 

Go to top