'ادخل النص هنا'
وصف عام الوظيفة: مسجل الكلية بجامعة العلوم والتكنولوجيا يقدم الخدمات ذات الصلة بالقبول،والتسجيل ،والتخريج للجهات المستفيدة ، وبما
يحقق رسالة الجامعة
وأهدافها المنشودة وفقاً لمعايير الجامعة والتعليم العالي مع السعي المستمر لضمان الجودة في كافة الأعمال بدقة وسرعة.من خلال نظام آلي ،
وإجراءات إدارية فعالة متميزة بالكفاءة والأمانة.
المهام والمسؤوليات
1- استقبال الطلبة المستجدين
2- تنفيذ شروط ومتطلبات التعليم العالي بشكل مستمر
3- القيام بإجراءات القبول للطلبة المستجدين
4- استلام الخطط الدراسية وترحيلها ومراجعتها وتعديل وضع الطلبة وفق الخطط الدراسية
5- القيام بإجراءات المقاصة بنوعيها الداخلية والخارجية والتأكد من استيفاء الشروط
6- تسجيل المواد آلياً للفصل ( الأول- الثاني – المعادة – الصيفي ) لطلبة إلـ:* انتظام*انتساب:فصلي، سنوي
7- ترحيل صور الطلبة بالاسكنر
8- إصدار البطاقة الجامعية.
9- إعداد كشوفات بأسماء الطلبة أليا (حضور وغياب ، امتحانات نصفية ونهائية وصيفية )
10- متابعة الكنترول والعمادة بسرعة استكمال نتائج الفصل (الأول ، الثاني،المعادة، الصيفي )
11- القيام بإجراءات ترحيل نتائج الفصل ( الأول ، الثاني ، الصيفي )
12- إعلان نتائج الفصل (الأول ، الثاني ، الصيفي) أليا ً
13- القيام بإجراءات التظلم لنتائج الفصل (الأول ، الثاني)
14- احتساب معدلات الطلبة في الحالات المختلفة
15- القيام بإجراءات تحويل الطلبة إلى منقطعين للفصل (الأول ، الثاني )
16- ترفيع الطلبة ألياً والرفع بأوضاعهم الأكاديمية للعمادات
17- إعداد ومراجعة الأوائل والرفع بهم و الإعلان عنهم.
18- القيام بإجراءات التحويل بنوعيه
19- القيام بإجراءات القيد بنوعيه (إعادة قيد، وقف قيد) للفصل (الأول، الثاني)
20- إصدار كشف درجات ألياً
21- إصدار شهادة القيد أليا
22- مراجعة الطلبة الخريجين والتأكد من البيانات والدرجات إذا لزم الأمر
23- ضبط السجل الأكاديمي للطلبة المتوقع تخرجهم وفق الخطة الدراسية
24- إعداد الطلبة الخريجين لجميع الأدوار (يونيو- فبراير- أكتوبر) ومراجعة الأوضاع الأكاديمية
25- مراجعة السجلات الأكاديمية والتوقيع عليها
26- الرد على استفسارات الطلبة وأولياء أمورهم واستكمال معاملاتهم وحل مشاكلهم أولا بأول
27- إصدار ومراجعة المستنفذين السقف الزمني والرفع بهم للعمادات
28- تزويد الجهات المختلفة بالبيانات والإحصائيات والوثائق المطلوبة فصليا (داخليا وخارجيا).
29- الأرشفة الآلية واليدوية للمعاملات الإدارية.
المهام والمسئوليات :
1- إعداد ملفات الطلاب بعد استيفائها لكامل البيانات المطلوبة في النظام.
2- حفظ الملفات في مكان آمن بعيد عن متناول الآخرين والحفاظ عليها في دواليب مغلقة تحت مسؤوليته المباشرة.
3- تصنيف الملفات بحسب الأصول المتعارف عليها كما وردت في النظام.
4- فحص الملفات واستكمال النواقص الموجودة فيها.
5- إدخال البيانات إلى البرنامج الآلي.
6- فحص البيانات في البرنامج وتحديثها كلما دعت الحاجة إلى ذلك.
7- إعداد الإحصائيات والتقارير المطلوبة .
8- حفظ الأوراق المتعلقة الطلاب في ملفاتهم أولاً بأول.
9- القيام بأي عمل يكلفه به المسئول المباشر.
- إجراءات قبل التخريج
- يقوم مختص الخريجين بعمل إعلان للطلبة لتسليم صور جديدة محدثة رسمية عدد (6) صور في منتصف الفصل الثاني من مستوى التخرج.
- الحصول على صور من الخطط الدراسية التي سيتخرج بموجبها الطلبة.
- فحص تقارير الفحص والمراجعة.
- المراجعة الجزئية عن طريق لجنة الفحص والمراجعة.
- إجراءات أثناء التخريج:
- بعد استلام مختص شؤون الخريجين لكشوفات جلسة التخرج من المسجل يقوم بعمل الآتي:
- يقوم بالتوقيع على كشف جلسة التخرج والاحتفاظ بصورة منه لغرض طباعة الوثائق المختلفة والتأشيرة عليه بالطباعة لكل طالب على حده، ومطابقة البيانات.
- إجراء التخريج الآلي بعد مطابقة كشوفات جلسة التخرج المصدرة من مسجل الكلية بالكشوفات الظاهر في الشاشة.
- إصدار وثائق الخريجين المختلفة من واقع صورة من كشوفات الخريجين والتأشير عليها بالمطبوع من الوثائق.
- التأكد من احتساب المعدل التراكمي إلى آخر فصل دراسي باستبعاد مواد المستوى الأول لطلبة البكالوريوس، والتأكد من احتساب المعدل التراكمي من المستوى الأول إلى آخر فصل دراسي من المستوى الأول لطلبة الدبلوم من واقع السجلات الأكاديمية.
- التأكد من ترقيم صفحات السجل الأكاديمي ووجود تاريخ الطباعة على السجلات، وتساوي عدد صفحات السجل العربي والإنجليزي.
- التأكد من عدم ظهور الفصل بدون أي درجة.
- التأكد من حالة المادة الظاهرة في السجل الأكاديمي على أن تكون ( غائب عن النهائي – غير مكتمل - معادة) .
- بعد قيام مختص شؤون الخريجين بالمراجعة التدقيق والتأكد من صحة المخرجات يقوم برفع أصل كشوفات جلسة التخرج مع الوثائق المطبوعة المختلفة إلى رئيس القسم.
- وعملية المراجعة والتدقيق المطلوبة ( الفنية – والأكاديمية ) هي على النحو التالي:
- مراجعة البيانات التاريخية.
- تطابق كشوفات المقيدين بالخريجين.
- تطابق وثائق الطلبة مع كشوفات الخريجين.
- تطابق الخطط الدراسية ( مسمى – ساعات ) التي تخرج بموجبها الطلبة مع التي نزلت من العمادة.
- صحة المعدلات التراكمية والفصلية.
- التأكد من الفصول الدراسية وحالات المواد.
- يقوم رئيس القسم بالتوقيع عليها بعد إتمام عملية المرجعة، وتحويلها إلى مختص الخريجين.
- يقوم مختص الخريجين بعدها بتدوينها ورفعها إلى الجهات المختلفة رسمياً لغرض استكمال التوقيعات عليها.
- بعد عودتها يتم تلصيق الصور عليها وتختيمها ورفعها رسمياً مع أولياتها بكشف إلى رئيس القسم.
- يقوم رئيس القسم بدوره بتحويلها على الجهة المختصة لاستكمال التصديقات عليها في التعليم العالي.
- بعد عودتها من التعليم العالي وتسلمه رسمياً من قسم التسجيل يقوم مختص شؤون الخريجين بأرشفتها حسب التخصصات لحين مجيء الطلاب لاستلامها.
- يقوم مختص الخريجين بتسليم وثائق الطلبة الخريجين حسب إجراءات التسليم المتبعة، وأرشفة صورة من سجل الطالب الأكاديمي العربي مع إخلاء طرف الطالب في بوكسات حسب التخصصات، وترتب أوليات الطلبة الخريجين بحسب كشوفات جلسة التخرج.
- يقوم مختص الخريجين بالاحتفاظ بأصول كشوفات الخريجين في بوكسات خاصة.
يقوم مختص شؤون الخريجين بعمل صور طبق الأصل وحلزنتها لغرض رفعها للتعليم العالي.
مسؤول الوحدة ومسجل الكلية:
ماجد عبدالله هايل الكبودي
الإيميل : وحدة القبول والتسجيل كلية العلوم الإدارية <reg.has@ust.edu>;
تلفون 711536394
مختص شؤون الخريجين:
عادل عبد الله علي السعيدي
إيميل: a.alsaedic.ic@gmail.com
تلفون 775008688
مختص الإرشيف
علي صالح الحليلة
تلفون
774204500
